Dokumentide korrastamine
Kui dokumente on palju, tuleb need süsteemselt korrastada ehk süstematiseerida. See tähendab, et dokumendid paigutatakse kaustadesse ja alamkaustadesse, mida iga kasutaja saab soovi järgi kohandada. Rühmatöös on mõnikord vaja kasutada teiste loodud dokumente. Kõige lihtsam on selliseid dokumente rühma liikmetega jagada, kui need on salvestatud veebimahutitesse ehk nn pilve (nt Google Drive), kus igale dokumendile saab määrata juurdepääsuõigused. Juurdepääsuõigus ei anna ilmtingimata õigust dokumenti muuta, seda saab autor eraldi määrata. Kui dokumenti tihti uuendatakse ja seda teevad erinevad grupiliikmed, tuleb omavahel kokku leppida, kuidas igat uut versiooni tähistatakse.
Kogu projekti jooksul tuleb jälgida, kas rühma liikmed oma ülesandeid täidavad. Ka selle jaoks on hea kasutada pilve või serverit, kus kõik osalised oma dokumente hoiavad. Kui dokumendid on kõikidele rühmaliikmetele kogu aeg näha, on kõigil ülevaade, kui kaugel ülesannete täitmisega ollakse.
Dokumentide korrastamine
Kõigepealt tuleb otsustada, mille järgi dokumente korrastada, näiteks sisu (esitlus, joonised jms), tüübi (pildid, videod jms) või projekti etappide järgi. Dokumendikausta võib luua ka igale rühmaliikmele eraldi. Oluline on valida selline viis, mida kõik mõistaksid ning mida oleks mugav kasutada.
- Jah
- Ei
Küsimused
- Kuidas sina jaotaksid rühmatöö dokumendid? Miks nii?
- Miks on vaja alamkaustu?
Pilveteenused
Pilveks nimetatakse kohta internetis, kuhu saab salvestada kõikvõimalikku teavet, näiteks pildid, dokumendid, muusika, videod. Dokumentide omanik pääseb nendele alati ligi, kui tal on internetiühendus, ning saab neid alla laadida ka teise arvutisse, telefoni või muusse internetiühendusega seadmesse.
Dokumendi omanik saab muuta juurdepääsu õigusi.
Küsimused
- Kas sinu arvates on rühmatöös hea kasutada pilve? Põhjenda oma vastust.
Kellel on õigus määrata juurdepääsuõigusi?
- Kõigil, kes dokumenti näha võivad
- Dokumendi omanikul
- Mitte kellelgi
Kas muudatuste tegemiseks on vaja dokument oma arvutisse laadida?
- Jah
- Ei
Näpunäiteid projekti tegemiseks
Kuidas tööd korraldada?
1. Dokumentide korrastamine
- Loetle kõik dokumendid, mis on projekti tarbeks vaja luua.
- Mõtle, kuidas neid dokumente oleks mõistlik liigitada (sisu, rühma liikmete, dokumendi tüüpide vms kaupa).
- Loo vajalikud kaustad ja alamkaustad.
- Salvesta dokumendid õigetesse kaustadesse.
2. Töö korraldamine
- Iga dokumendi looja peab määrama teistele rühmaliikmetele juurdepääsuõigused.
- Rühma liikmed peavad dokumente pidevalt täiendama.
- Kui projekti ajal on vaja veel kellelegi juurdepääsuõigust anda, saab seda kohe teha.
